De BTW over de kosten van de auto van de zaak (aanschaf, onderhoud en gebruik) is aftrekbaar voor de onderneming. Als je de auto van de zaak ook privé gebruikt, moet je als ondernemer over dit privégebruik BTW betalen. Voor dit privégebruik moet je dus nog een correctie toepassen in de boekhouding en BTW aangifte.
Er zijn 2 manieren om de BTW correctie over het privégebruik te berekenen. Dit hangt voornamelijk af of er wel of niet een kilometerregistratie is bijgehouden van alle ritten.
1. Kilometerregistratie bijgehouden
Als er een sluitende rittenregistratie aanwezig is en er BTW bij aankoop van de (bestel)auto in aftrek is gebracht, bereken je de BTW correctie op basis van de kilometeradministratie aan de hand van de volgende formule: 21% x (privékilometers/ totale kilometers) x gemaakte uitgaven (1/5 deel aankoopbedrag in eerste vijf jaar + gebruiks- en onderhoudskosten exclusief BTW en inclusief BPM).
Is er bij de aankoop geen BTW in aftrek gebracht, maar is de betaalde BTW op onderhoud en gebruik wel in aftrek gebracht? Dan bereken je de BTW correctie als volgt: privékilometers/totale kilometers x in aftrek gebrachte BTW op onderhoud en gebruik.
2. Geen kilometerregistratie bijgehouden
Als er geen kilometeradministratie aanwezig is en de BTW bij aankoop van de (bestel)auto in aftrek is gebracht, is de BTW correctie – mede afhankelijk van het moment waarop de auto in gebruik is genomen – te berekenen via een forfait. Je mag in dat geval de te betalen BTW voor het privégebruik (ook van leaseauto’s) vaststellen op 2,7% van de catalogusprijs, inclusief BPM en BTW.
Bij auto’s die vijf jaar in de onderneming zijn gebruikt – inclusief het jaar van ingebruikname – neem je 1,5% van de cataloguswaarde inclusief BTW en BPM. Dit forfait geef je dan aan bij vraag 1d van de laatste BTW aangifte van het betreffende boekjaar. Je kunt er ook voor kiezen om het te betalen bedrag uit te smeren over het boekjaar door elk kwartaal 1/4e deel hiervan op te nemen in de BTW aangifte. Dit scheelt wellicht in de liquiditeit ook.
Belangrijk om nog te weten om er wel of niet BTW is afgetrokken bij de aanschaf van de auto. Is er bij de aanschaf van de auto geen BTW afgetrokken, bijvoorbeeld omdat er een auto is gekocht die onder de margeregeling viel of dat de auto vanuit het privévermogen in de onderneming is ingebracht, dan geldt een forfaitaire bijtelling van 1,5% in plaats van 2,7%.